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FAX誤送信による個人情報の流出について

本会が港区から委託を受けて実施している手話通訳者派遣事業において、手話通訳利用者(以下、「利用者」という。)に派遣の確認書を FAX で送信する際に、誤って手話通訳に関連のない医療機関に送信してしまいました。 確認書には、利用者 1 名の情報(氏名、通院クリニック名、通訳内容(通院理由))が記載していました。
利用者及び誤送信先への対応とともに、委託元である港区に報告し再発防止に向け、個人情報の取扱いについて改善を図りました。

1 経緯等
令和 4 年 1 月 27 日(木)、手話通訳者派遣事業において、利用者に対して、手話通訳者の決定に係る確認書を FAX で送信しました。
1 月 28 日(金)、手話派遣に関連のない医療機関から本会に連絡があり、FAX 番号を誤って確認書を送信したことが判明しました。
本会は、港区に報告するとともに、誤って確認書が届いた医療機関に対して謝罪し、当該確認書を回収、本来送信すべき利用者に対して謝罪しました。

2 原因
通常は、申請書の提出に基づき、確認書を作成し利用者に FAX で送信していますが、今回は、急を要する手話通訳の利用であったため、電話で受付を行いました。
確認書を 送信するにあたり、FAX 番号を以前に利用した申請書を見てメモに転記した際に、誤った FAX 番号を記載したため、FAX を誤送信してしまいました。

3 再発防止策
本会では、港区より指導を受け、今後このような誤りを起こさないために、職員に対し個人情報の取扱いについて、改めて細心の注意を払い取り扱うよう指導するとともに、当該事業の FAX 送信時の番号確認の徹底や送信手順の見直しを行いました。
この度は、利用者に多大なご迷惑をおかけしてしまったこと、及び港区より委託を受けて実施している、手話通訳者派遣事業の信頼を失ってしまったことに対し、お詫び申し上げます。
再発防止策を徹底するとともに、区民の皆さまの信頼回復に努めます。

み〜しゃ